Metronom · Projektablage · Stand 2026-09

Ablagestruktur für Kunden und Jobs

Drei erprobte Modelle im Vergleich, ein ausgearbeiteter Vorschlag und die Namensregeln, ohne die keine Struktur zwei Jahre überlebt. Ausgelegt auf mehrere Macs, einen Mac-Server, NAS-Backup, ein Team über fünf Personen plus Freelancer und Jobnummern im Format JJ_NNN aus der Rechnungssoftware.

Auswahl

Drei Modelle, die sich in Agenturen bewährt haben

Alle drei setzen auf Kunde / Job als Kern. Der Unterschied liegt darin, wonach die Ebene unter dem Job gegliedert ist, und ob Vielprojekt-Kunden eine Zwischenebene bekommen.

Empfehlung

APhasen-Modell

Gliederung nach Arbeitsschritt. Standard in Full-Service-Agenturen, die Print, Web und Raum mischen.

26_041_Flyer-Notaufnahme
- 00_Dokumente
- 01_Input
- 02_Konzept
- 03_Entwurf
- 04_Produktion
- 05_Final

Dafür

Funktioniert identisch für Visitenkarte, TYPO3-Relaunch und Straßenbahn: jeder Job hat Briefing, Entwurf, Produktion, Ergebnis.
„Wo ist der Stand, der rausging?“ hat eine Antwort: 05_Final.
Freelancer-Übergabe ist ein Ordner: 03_Entwurf.

Dagegen

Kleine Jobs haben zwei bis drei leere Ordner. Preis für Konsistenz.
Braucht Disziplin beim Verschieben von 04 nach 05.

BMaterial-Modell

Gliederung nach Dateiart. Klassisch in reinen Print-Studios und Reinzeichnungsbüros.

26_041_Flyer-Notaufnahme
- 01_Briefing
- 02_Texte
- 03_Bilder
- 04_Layout
- 05_Druckdaten
- 06_Korrespondenz

Dafür

Sehr schnell beim Sammeln: jede Datei hat sofort einen Platz.
InDesign-Verknüpfungen bleiben stabil, Bilder liegen immer am selben Ort.

Dagegen

Passt nicht auf Web und App: „Druckdaten“ und „Layout“ haben dort keine Bedeutung.
Versionsstand ist unklar. Der Entwurf v03 und der freigegebene Stand liegen im selben Ordner.
Kundenmaterial und eigene Bilder vermischen sich in 03_Bilder.

CJahres-Modell

Modell A, aber mit Jahresebene zwischen Kunde und Job. Verbreitet bei Agenturen mit wenigen Großkunden.

UKL_Uniklinikum-Leipzig
- _Basics
- 2025
  - 25_112_Website-Relaunch
- 2026
  - 26_041_Flyer-Notaufnahme
  - 26_058_Strassenbahn

Dafür

Bei 50+ Jobs pro Jahr bleibt der Kundenordner scrollbar.
Archivieren ist ein Ordner pro Jahr.

Dagegen

Zwei verschiedene Tiefen im selben System, sobald Kleinkunden keine Jahresebene bekommen. Sync-Skripte, Suchpfade und Gewohnheiten brechen.
Überflüssig bei 26_001: die Jobnummer trägt das Jahr, der Finder gruppiert die Jobs eines Kunden also schon nach Jahr.
Jahresübergreifende Jobs (Relaunch Nov–März) landen willkürlich.

Ausgearbeitet

Modell A als vollständiger Baum

Vier feste Ebenen. Alles, was hier nicht steht, ist eine Datei und kein Ordner. Der Baum entspricht 1:1 dem ZIP (ganz unten in diesem Dokument als Download).

BereichFünf feste Ordner, nummeriert01_Kunden

KundeKürzel wie in der RechnungssoftwareUKL_Uniklinikum-Leipzig

JobEin Auftrag, eine Rechnung, eine Nummer26_041_Flyer-Notaufnahme

PhaseImmer dieselben sechs00_Dokumente … 05_Final

Agentur-Ablage
- 01_Kunden
  - UKL_Uniklinikum-LeipzigVielprojekt-Kunde
    - _Basicsgilt jobübergreifend, wird nie archiviert
      - CI-Manual
      - Logosnur freigegebene Master
      - Fontsmit Lizenznachweis
      - Bildwelt
      - Vertraege
      - Kontakte.mdwer gibt was frei
    - _Betrieb-WebWebsite-Job endet mit Go-live, der Betrieb nicht
      - Wartung / 2026
      - Hosting
      - Monitoring
      - KleinauftraegeÄnderungen ohne eigene Jobnummer
    - 25_112_Website-Relaunch-TYPO3
      - 00_Dokumente
      - 01_Input
      - 02_Konzept
      - 03_EntwurfREADME-Design.md → Figma-Link
      - 04_ProduktionREADME-Code.md → Git-Repo, kein Code hier
      - 05_FinalREADME-Live.md → URL, Go-live-Datum, Release-Tag
    - 26_041_Flyer-Notaufnahme
      - 00_DokumenteAngebot, Auftrag, Rechnung, Protokolle
      - 01_Inputalles vom Kunden, unverändert
      - 02_Konzept
      - 03_EntwurfINDD, AI, PSD · v01, v02 …
      - 04_ProduktionReinzeichnung, Druck-PDF, _FREIGABE
      - 05_Finalnur was rausging
    - 26_058_Strassenbahn-Beklebunggleiche sechs Phasen
  - MUS_Musterfirma-GmbHEinzelprojekt-Kunde, dieselbe Struktur
    - _Basics
    - 26_063_Visitenkarten00–05, leere Ordner bleiben leer
- 02_Agentur
  - Eigenmarketing
  - Verwaltung
  - TeamOnboarding, Freelancer-Verträge
  - Angeboteohne Auftrag, noch keine Jobnummer
- 03_Vorlagen
  - _Projektvorlage / JJ_NNN_Jobnamekopieren, umbenennen, fertig
  - _Kundenvorlage / KRZ_Kundenname
  - Dokumente
  - InDesign
  - Webnur README mit Git-Links
- 04_Ressourcen
  - FontsAgentur-Lizenzen
  - StockRechnung neben der Datei
  - Icons
  - Mockups
- 09_Archiv
  - 2025 / UKL_Uniklinikum-Leipzig / 25_112_…Spiegel von 01_Kunden, plus Jahresebene

Konventionen

Namensregeln

Gelten für Ordner und Dateien gleichermaßen. Die Regeln sind nicht ästhetisch, sondern technisch: SMB-Freigaben, Git, TYPO3-Deploys und Windows-Freelancer stolpern über Umlaute und Leerzeichen.

Regel	So	Nicht so
Nur ASCII, keine Leerzeichen	Strassenbahn-Beklebung	Straßenbahn Beklebung
Jobnummer 1:1 aus der Rechnungssoftware, inkl. Unterstrich	26_041_Flyer-Notaufnahme	26-041_… · 2026_041_… · 26041_…
Unterstrich trennt Bausteine, Bindestrich verbindet Wörter	UKL_26_041_Flyer-Notaufnahme_v03.indd	UKL-26_041-Flyer_Notaufnahme-v3.indd
Nummer vorne, Nullen auffüllen	00_Dokumente · 26_041	Dokumente · 2026-41
Datum ISO, ganz vorne oder ganz hinten	Protokoll_2026-09-03.pdf	Protokoll 3.9.26.pdf
Version als v + zwei Stellen, „final“ ist ein Ordner	UKL_26_041_Flyer_v03.indd	Flyer_final_neu2.indd
Dateiname trägt Kunde und Job	UKL_26_041_Flyer-Notaufnahme_v03.indd	flyer.indd
Ordnernamen kurz	≤ 40 Zeichen	26_041_Flyer für die Notaufnahme Haus 4 Version Sommer

Blinde Flecken

Was die Ordnerstruktur allein nicht löst

Die Struktur ist das kleinere Problem. Diese fünf Punkte entscheiden, ob sie in zwei Jahren noch stimmt.

Jobnummer ist der Schlüssel, nicht der Ordnername

Rechnungssoftware, Kalender, Mail-Betreff und Ordner müssen dieselbe Nummer tragen. Wer im Angebotsstadium schon Dateien anlegt, braucht eine Regel: Angebot liegt in 02_Agentur/Angebote, bei Zusage wird der Job angelegt und das Angebot zieht um.

Rechte auf Server-Ebene, nicht in Köpfen

Freelancer bekommen den Job-Ordner und _Basics lesend. Nie den Kundenordner. Das setzt voraus, dass der Server Freigaben pro Unterordner kann. macOS-Server-Freigaben können das, aber nur wenn man es einrichtet.

Archivieren ist ein Prozess mit Auslöser

Ohne Regel wird nie archiviert. Vorschlag: Rechnung bezahlt plus sechs Monate ohne Änderung. Vorher 05_Final prüfen, InDesign verpacken, DSGVO-relevantes Kundenmaterial in 01_Input löschen.

Web-Betrieb passt in keinen Job

Der Relaunch ist ein Job. Die Wartung danach läuft Jahre. Deshalb _Betrieb-Web auf Kundenebene, sonst landen Update-Protokolle im Relaunch-Ordner von 2025.

Migration ist teurer als das Design

Bestandsprojekte nicht umsortieren. Stichtag setzen, neue Jobs nach neuer Struktur, alte bleiben, wo sie sind, und wandern bei Abschluss ins Archiv. Nach zwölf Monaten ist der Altbestand von allein klein.

Zugangsdaten gehören nicht in Ordner

Weder in 00_Dokumente noch in _Betrieb-Web/Hosting. Passwortmanager mit Freigaben pro Kunde, im Ordner nur ein Verweis.

Vorlage

Ablage Struktur als ZIP-Download

© 2026 | Manfred Oeding. Referenzen: Phasen- und Jobnummern-Modell entspricht der gängigen Praxis deutscher Full-Service-Agenturen und Reinzeichnungsstudios; Namensregeln folgen den Empfehlungen für plattformübergreifende Dateisysteme (POSIX/SMB) und Git. Das ZIP „Agentur-Ablage“ enthält diesen Baum mit README-Dateien in jedem Bereich.